黑龙江省工商行政管理局关于印发《黑龙江省工商行政管理系统食品流通许可档案管理办法（暂行）》的通知

　　《黑龙江省工商行政管理系统食品流通许可档案管理办法（暂行）》已经省工商局局长办公会议讨论通过，现印发给你们，请认真遵照执行。

　　二〇一〇年四月十四日

　　黑龙江省工商行政管理系统食品流通许可档案管理办法（暂行）

　　第一章　总 则

　　第一条  为加强食品流通许可档案管理，发挥档案在食品流通监督管理中的作用，根据《中华人民共和国食品安全法》、《中华人民共和国食品法实施条例》、《中华人民共和国档案法》和国家工商行政管理总局《食品流通许可证管理办法》有关规定，制定本办法（暂行）。

　　第二条  食品流通许可档案是工商行政管理机关许可食品经营者从事食品经营许可过程中形成的有查考价值的各种文件、证件、图表、声像等历史记录，是工商行政管理机关对食品经营者监督管理的重要依据。

　　第三条  食品流通许可档案管理的任务是：收集、整理食品经营者档案材料，保护食品经营者档案材料的完整与安全，积极开发利用档案资料，为流通环节食品安全监督管理提供基础信息。

　　第四条  核发食品流通许可的工商行政管理机关按照本办法建立和管理食品流通许可档案，接受上级工商行政管理机关和同级档案行政管理部门的业务监督和指导。

　　第二章  档案建立

　　第五条  食品流通许可档案由县级以上核发食品流通许可工商行政管理机关建立。

　　食品流通许可档案按食品经营户建档，一户一档，一档多卷。

　　第六条  食品流通许可档案材料包括：

　　（一）许可申请部分。《食品流通许可申请书》、《名称预先核准通知书》复印件、负责人及食品管理人员身份证明复印件、经营场地使用证明复印件、经营设备及工具清单、经营设施空间布局和操作流程的文件、食品安全管理制度文本、现场核查材料、省级工商行政管理部门规定的其他材料。

　　委托代理人委托书以及委托代理人或者指定的代表人身份证复印件。

　　已取得营业执照的经营者申请增加食品经营项目的原营业执照复印件。

　　（二）许可变更部分。《食品流通变更许可申请书》、收回的《食品流通许可证》正（副）本、负责人及场地变更等相关材料。

　　（三）许可注销部分。《食品流通注销许可申请书》，收回的《食品流通许可证》正（副）本等有关材料。

　　（四）《食品流通许可证》或副本遗失申请补办材料。

　　吊销《食品流通许可证》的有关材料也应存入食品流通许可档案。

　　第七条  食品流通许可档案管理人员接收档案时，应检查案卷内容，符合要求的予以接收，并办理档案移交手续；对不符合要求的，档案管理人员不予接收。

　　第八条  食品流通许可档案材料应按许可年度、许可材料分类整理，分别装订成卷或在一卷内分类隔开，注明案卷号。

　　档案管理人员应根据本办法第七条规定的顺序用阿拉伯数字逐页编码，页码位置正面在右上角，背面在左上角，空白面不编号；横页字头顺左侧装订。

　　声像材料应当用文字标出录摄的对象、时间、地点、作者。

　　对破损的档案材料进行修补或复制时，复制件放在原件后面；装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸张加衬边；纸面过大的材料，应按卷宗大小折叠整齐；对字迹难以辨认材料，应当附上抄件；材料上的金属物要剔净。

　　第九条 档案管理人员应按许可年度或食品经营者分布区域等分类编排档案案卷号后，依次入柜排列保管，并填写检索卡、档案目录登记薄。

　　第十条  归档材料中如有文件、材料说明，均应填写在备考表内。同时，将立卷人、检查人的姓名和归档时间填写清楚。

　　新形成的档案材料应定期装订到卷内。

　　第三章　档案管理

　　第十一条  食品流通许可档案为永久性保管档案。

　　第十二条  核发食品流通许可的工商行政管理机关，必须建立食品流通许可档案室或档案存放专柜。食品流通许可档案要有专门装具，并具有防盗、防火、防潮、防鼠、防虫、防光（紫外钱）、防尘等设施功能。

　　第十三条   食品流通许可档案应明确管理人员，管理人员应熟悉食品流通许可业务和档案管理业务，并保持相对稳定。管理人员调动工作时，应在离职前做好档案的移交工作，办理移交手续。

　　第十四条   食品流通许可档案管理人员应定期对档案进行安全检查和清点，并作记录。对于破损、虫蛀、鼠咬、变质、字迹褪色的档案要及时采取防治措施，并进行修补和复制。发现案卷丢失的，应立即向领导汇报，并积极查找，写出处理报告、并按有关规定对相关责任人予以处罚。

　　食品流通许可注销后的档案应单独存放，严禁个人擅自销毁。

　　食品流通许可声像档案应根据其保管期限定期复制。

　　第四章  档案利用

　　第十五条  为发挥食品流通许可档案对社会服务的作用，县级以上工商行政管理机关可将核发食品流通许可的名称、经营场所、许可范围、主体类型、负责人、许可证编号等内容在黑龙江红盾信息网上予以公示，社会各方面均可上网进行查询和利用。有条件的地方可在核发许可办公场所制作机读档案供查阅。

　　第十六条  查阅食品流通许可档案，须持有介绍信等合法证明。

　　查阅部门提供食品流通许可机读档案、扫描档案、原始档案复制件，应由档案管理人员与原件核对后，加盖食品流通许可档案查询专用章。

　　第十七条  查阅食品流通许可档案应有专门场所，并注意保护。档案利用者不得修改、污损、标注、撕拆、抽调、散失、销毁和转借档案材料。

　　第十八条  查阅人不得利用食品流通许可档案的资料开展有偿服务，未经食品流通许可核发机关授权和批准，任何单位和个人无权公布食品流通许可档案材料的内容。

　　第十九条  采用现代化管理方法，逐步实现食品流通许可档案的计算机管理，提高档案的管理水平和利用效率。

　　第五章　附 则

　　第二十条   食品流通许可档案的卷皮、卷盒、目录页、备考表，可参照《中华人民共和国国家标准GB9705-88》制定。

　　第二十一条  各市（地）工商行政管理机关可根据本办法（暂行）制定具体的立卷归档制度、档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度和档案管理人员岗位责任制度。

　　第二十二条  本办法（暂行）自发布之日起执行。

　　附件：   食品流通许可档案.doc