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现将《福州市工商行政管理系统食品流通许可档案管理办法（试行）》（以下简称《办法》）印发给你们，并提出如下要求，请各单位认真遵照执行。
一、提高思想认识。食品流通许可档案作为工商行政管理机关依法实施流通环节食品安全监管的重要资料，各级工商行政管理部门要高度重视食品流通许可档案的建档、归档工作，确保档案管理工作到位、责任到人。
二、明确管理部门及人员。各单位要根据《办法》的要求，明确本单位内食品流通许可档案的归档管理部门，并将本单位负责档案管理的部门及人员名单于4月30日前通过OA上报市工商局市场处。
三、做好前期已发放的食品流通许可证档案归档工作。各单位要及时组织人员，按照《办法》的相关要求，认真梳理、归档前期已发放的食品流通许可证的相关档案，防止档案出现散落、遗失、缺页、疏漏等现象。市工商局将于今年7月份开始组织对各单位档案归档情况进行专项检查。
四、食品流通许可档案盒和文书档案封皮由各县（市）、区工商局自行印制，封皮样式参照附件。有条件的单位要设立专门的食品流通许可档案室，并配备电脑、打印机、扫描仪等必要的管理设备，提高档案的管理水平。同时对于在食品流通许可档案管理过程中出现的问题和建议，请及时向市工商局市场处反馈。
二○一一年四月八日
福州市工商行政管理系统食品流通许可档案管理办法（试行）
第一章 总则
第一条 为加强食品流通许可档案管理，发挥档案在食品流通监督管理中的作用，根据《中华人民共和国食品安全法》、《中华人民共和国食品法实施条例》、《中华人民共和国档案法》和国家工商行政管理总局《食品流通许可证管理办法》有关规定，制定本办法（暂行）。
第二条 食品流通许可档案是指工商行政管理机关依法对流通环节食品经营者从事食品经营许可过程中形成的有查考价值的各种文件、证件、图表、声像等历史记录，是工商行政管理机关依法实施流通环节食品安全监督管理的重要资料。
第三条 食品流通许可档案管理的任务是：收集、整理食品经营者档案材料，保护食品经营者档案材料的完整与安全，积极开发利用档案资料，为流通环节食品安全监督管理提供基础信息。同时档案内容要与登记注册、市场巡查、经济户口管理和食品安全监管等信息衔接，作为信用分类监管的参考依据。
第四条 县级工商行政管理机关负责核发《食品流通许可证》的部门应按照本办法，建立健全本单位食品流通许可档案管理制度，接受上级工商行政管理机关的业务监督和指导。
第二章 档案建立
第五条 食品流通许可档案由负责核发《食品流通许可证》的各级工商行政管理机关建立。
食品流通许可档案依照“谁发证、谁建档”的原则，按食品经营户建档，“一户一档、一档多卷”。
第六条 食品流通许可档案内页资料，按许可类型可分为许可卷、变更卷、注销卷等。具体内容如下：
1.食品流通许可申请卷：
（1）《食品流通许可申请书》（包括《食品流通许可申请表》、《负责人情况登记表》、《食品安全专业技术人员、食品安全管理人员情况登记表》、《指定（委托）书》、《食品流通许可申请审核意见表》、《核发<食品流通许可证>情况登记表》）；
（2）《名称预先核准通知书》复印件、或营业执照复印件；
（3）与食品经营相适应的经营场所使用证明；
（4）食品安全专业技术人员、食品安全管理人员身份证明；
（5）食品安全管理制度文本；
（6）食品流通许可材料预核审并经营场所现场勘察报告书；
（7）食品流通许可现场核查表；
（8）规定应提交的其他材料；
2.食品流通许可变更卷：
（1）《食品流通变更许可申请书》（包括《食品流通变更许可申请表》、《负责人变更情况登记表》、《食品安全专业技术人员变更情况登记表》、《食品安全管理人员变更情况登记表》、《指定（委托）书》、《食品流通变更许可审核意见表》、《核发<食品流通许可证>变更情况登记表》）；
（2）《食品流通许可证》正、副本；
（3）与变更食品流通许可证相关的材料。
3.食品流通许可注销卷：
（1）《食品流通注销许可申请书》（包括《食品流通注销许可申请表》、《指定（委托）书》、《食品流通注销许可审核意见表》）
（2）《食品流通许可证》正、副本；
（3）与注销食品流通许可证相关的证明文件。
第七条 食品流通许可档案材料应按企业、个体工商户、农村合作社等分别建档，并按许可类别进行整理，分别装订成卷或在一卷内分类隔开，并统一使用福州市工商行政管理系统食品流通许可档案盒和文书档案封皮。
食品流通许可档案按照“一档一号”的原则，建立相应的归档号，编号规则由县级工商行政管理机关负责核发《食品流通许可证》的部门自行制定。为方便查询，原则上以县（区）为单位，按归档顺序，先后制定序列码，作为归档号。
第八条 档案建立人员应根据本办法第六条规定的装订顺序用阿拉伯数字逐页编码，页码位置正面在右上角，背面在左上角，空白面不编号；横页字头顺左侧装订。
声像材料应当用文字标出录摄的对象、时间、地点、作者。
对破损的档案材料进行修补或复制时，复制件放在原件后面；装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸张加衬边；纸面过大的材料，应按卷宗大小折叠整齐；对字迹难以辨认材料，应当附上抄件；材料上的金属物要剔净。
第九条 归档材料中如有文件、材料说明，均应填写在备考表内。同时，将立卷人、检查人的姓名和归档时间填写清楚。
新形成的档案材料应定期装订到卷内。
第三章 档案管理
第十条 食品流通许可档案由县级工商行政管理机关负责核发《食品流通许可证》的部门统一归档管理，按照“定期移交、专人接收”，“统一归档、专人管理”的原则，指定专人负责档案管理工作。管理人员应熟悉食品流通许可业务和档案管理业务，并保持相对稳定。管理人员调动工作时，应在离职前做好档案的移交工作，办理移交手续。
第十一条 食品流通许可档案立卷人员应及时向县级工商局档案管理人员送交完整的食品流通许可档案。根据食品流通许可档案量的多少，每月或季度送交一次。档案移交时由移交部门填写移交清单一式两份，经双方签字后，一份存移交部门，一份存档案室。
第十二条 食品流通许可档案管理人员接收档案时，应检查案卷内容，符合要求的予以接收，并办理档案移交手续；对不符合要求的，档案管理人员不予接收。
第十三条 食品流通许可档案为永久性保管档案。
第十四条 县级工商行政管理机关必须建立食品流通许可档案室或档案存放专柜。食品流通许可档案要有专门装具，并具有防盗、防火、防潮、防鼠、防虫、防光（紫外钱）、防尘等设施功能。
第十五条 食品流通许可档案管理人员应定期对档案进行安全检查和清点，并作记录。对于破损、虫蛀、鼠咬、变质、字迹褪色的档案要及时采取防治措施，并进行修补和复制。
食品流通许可声像档案应根据其保管期限定期复制。
第四章 档案利用
第十六条 为发挥食品流通许可档案对社会服务的作用，有条件的县级工商行政管理机关可在核发许可办公场所制作机读档案供社会查阅。
第十七条 外单位需借调、查阅食品流通许可卷宗或复制、摘录卷宗材料的，应持单位介绍信和个人有效证件，按有关档案管理规定办理后方可借阅、抄录、复制。
查阅部门提供食品流通许可机读档案、扫描档案、原始档案复制件，应由档案管理人员与原件核对后，加盖食品流通许可档案查询专用章。
第十八条 查阅食品流通许可档案应有专门场所，并注意保护。档案利用者不得修改、污损、标注、撕拆、抽调、散失、销毁和转借档案材料。
第十九条 查阅人不得利用食品流通许可档案的资料开展有偿服务，未经食品流通许可核发机关授权和批准，任何单位和个人无权公布食品流通许可档案材料的内容。
第五章 附则
第二十条 各级工商行政管理机关可根据本办法（暂行）制定具体的立卷归档制度、档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度和档案管理人员岗位责任制度。
第二十一条 本办法（暂行）自发布之日起执行。
第二十二条 本暂行办法与档案管理有关规定、上级相关规定有相悖之处，按档案管理有关规定、上级相关规定执行。
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