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市直各有关食品安全监管部门，各县（市）区档案局、政府食安办、质监局，各食品生产工业企业：
根据市委办公厅、市政府办公厅《转发市档案局、市食品安全工作办公室关于加强食品安全信用档案体系建设的意见》（济厅字〔2012〕44号）文件的要求，现将《济南市食品生产质量信用档案管理办法》印发给你们，望认真组织贯彻执行。
济南市档案局 济南市政府食品安全工作办公室 济南市质量技术监督局
2013年4月1日
济南市食品生产质量信用档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为加强我市食品生产质量信用档案工作，规范食品生产质量信用档案的收集、整理、保管及利用工作，充分发挥食品生产质量信用档案的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国食品安全法》、《企业档案工作规范》等法律法规和标准规范要求，制定本办法。
第二条 本办法所称食品生产质量信用档案是指食品生产工业企业（以下简称食品企业）在食品生产、经营和管理过程中形成的、具有保存价值，并经过系统整理的各种形式的真实记录。
第三条 本办法适用于我市各类食品企业食品生产质量信用档案管理。
第四条 各级档案行政管理部门依法负责本行政区域内食品企业档案工作的宏观指导、监督和检查。各级相关食品安全监管部门依法负责其职责范围内本辖区食品企业食品生产质量信用档案的日常行政监管。
第五条 食品生产质量信用档案工作是企业管理及整个企业档案工作的重要组成部分，各食品企业要高度重视食品生产质量信用档案工作，认真贯彻执行《食品安全法》、《档案法》等国家有关法律法规，将其纳入企业发展规划和工作计划，明确企业分管领导和责任人，依法加强管理。
第二章 食品生产质量信用档案工作体系
第六条 要按照《档案法》及《企业档案工作规范》的要求，对食品生产质量信用档案工作实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。把食品生产质量信用档案纳入企业档案综合管理体系，建立以综合档案室为核心，以企业各相关部门、车间、班组为基础的食品生产质量信用档案管理网络。
第七条 企业综合档案室及企业内部相关部门应配备适应食品生产质量信用档案工作需要的专兼职档案工作人员，并保持相对稳定。档案人员应参加县（市）区以上档案行政管理部门专业培训。档案人员调离工作岗位时，应按规定办理档案工作交接手续。
第八条 企业应将食品生产质量信用文件材料的形成、收集、归档和整理要求纳入企业及各相关部门、人员岗位职责及年度目标任务，并定期进行检查考核。
第九条企业综合档案部门要执行国家有关档案工作的法律、法规和业务标准，接受档案行政管理部门的业务监督和指导；制定本企业食品生产质量信用文件材料的归档、整理、保管、统计、利用、移交、鉴定销毁、保密等规章制度；检查指导企业内部相关部门食品生产信用档案的形成、收集、整理及归档工作。
第十条 企业内部相关部门档案工作责任人，要对本部门应归档的食品生产质量信用文件材料的完整、系统、准确负责，保证归档的食品生产质量信用文件材料真实可靠、齐全完整、整理规范。
第十一条 企业应对在食品生产质量信用档案工作中做出突出成绩的部门或个人给予表彰奖励，对违反有关规定，造成档案损失、带来不良影响的相关人员给予处罚。
第三章 食品生产质量信用档案的收集整理
第十二条 食品生产质量信用档案主要内容包括：
（一）管理性文件材料：组织机构与法人文件、生产许可文件、质量安全工作手册、岗位职责及操作规范、质量管理制度、企业标准、产品标准、工作程序文件、各种达标认证文件、商标管理文件、各种获奖文件、工艺文件等；质量监督部门检查与检验文件、人员健康检查、质量安全职工培训文件、消费者满意单位创建活动申报、批复文件；工商、质检等部门检查材料、案件处理材料等。
（二）原材料控制文件材料：供货商资质文件、原辅材料供货目录、采购定单合同、原材料检验报告、包装材料检验报告、食品添加剂验收检验单、食品营养强化剂检验单等。
（三）生产过程控制文件材料：生产环节各种记录、各种成分及微生物检测记录或检验报告、关键控制点巡查记录、产品配料记录表、备料岗位记录、产品投料记录、添加剂使用台帐、产品留样处理记录、灭菌工作记录、装量差异检验记录、计量抽查表、质量记录清单、成品放行审核单、设备清洗记录、设备运行记录、车间清洁记录、半成品检验报告、产品检验报告、产品出厂检验记录、罐装记录、产品运输记录等。
（四）产品销售文件材料：产品销售记录、产品质量服务反馈材料、顾客满意程度调查材料、产品退回处理材料等。
（五）其他应归档的食品生产、质量管理文件材料。
第十三条 管理性文件的保管期限一般定为永久和10年，原材料控制文件、生产过程控制文件、售后文件的保管期限一般定为2年，企业可根据实际情况作适当调整。
第十四条 食品企业综合档案室应统一规定各部门食品生产质量信用文件材料的归档时间；食品生产质量信用文件形成者应将办理完毕、有保存价值的食品生产质量信用文件及时移交本部门档案人员，不得拖延。
第十五条 归档食品生产质量信用文件材料必须完整、准确、系统，责任人签署完备。档案制成材料应符合相应保管期限的要求。归档的文件应为原件。
第十六条 归档食品生产质量信用文件材料应统一使用A4型（210×297毫米）纸（特殊表格除外），字迹材料应使用碳素墨水、蓝黑墨水或黑色签字笔及其它不易褪变的材料。归档文件已破损、褪色或容易破损、褪色的文件材料要进行修补或复制。
第十七条 食品生产质量信用档案应当按照企业综合档案部门统一制定的企业档案分类及整理方案进行分类整理，并建立档案目录。
第十八条各部门档案人员在档案整理完毕后，应在第二年上半年向企业综合档案室移交。档案移交应办理移交手续。短期保存的档案，如果形成部门具备保管条件，经企业领导批准，也可暂存各形成部门，但目录要由综合档案室统一管理一套。
第四章 食品生产质量信用档案的管理
第十九条企业要把食品生产质量信用档案工作纳入企业相关生产管理流程，在企业质量管理标准体系、操作规范手册、人员岗位职责等规定中细化对食品生产质量信用档案工作的要求。
第二十条 企业要为食品生产质量信用档案提供适应档案保管需要的条件，档案实体暂在各部门保管的，要设置档案专用房间、专用橱具，采取有效防护措施，确保档案安全。
第二十一条 企业综合档案室要定期定时检查各相关部门食品生产质量信用档案的保管情况，发现问题及时处理，确保安全。任何人不得擅自抽取、涂改、增删、污损已归档的食品生产质量信用档案。
第二十二条 对于保管期满的食品生产质量信用档案，须按照有关规定，成立专门的鉴定小组进行鉴定。经鉴定，对仍需继续保存的应重新划定保管期限，对确无保存价值的档案应填写销毁清册，经企业法人批准后进行监督销毁。销毁清册永久保存。
第五章 食品生产质量信用档案的利用
第二十三条企业档案综合档案室应加强食品生产质量信用档案检索系统建设，积极开发档案信息资源，为改善企业质量管理，提高产品质量，维护企业合法权益，提供及时有效地档案服务。
第二十四条企业应根据保密和知识产权管理规定，设定利用者权限，超越权限的利用需求，要按照相应制度规定程序办理。
第二十五条 利用食品生产质量信用档案须履行登记、借出和归还手续，并在指定的地点查阅。档案归还要检查有无被拆解、涂改、增删、污损等情况，发现问题，要及时报告并查处。
第六章 食品生产质量信用档案的信息化建设
第二十六条 食品生产质量信用档案的信息化建设应纳入企业信息化建设总体规划，与企业信息化协调同步发展，企业各信息系统的开发与实施应充分考虑食品生产质量信用档案管理的需要和要求。
第二十七条 食品生产质量信用电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围，电子档案应参照纸质档案的分类方案进行分类，超过保管期限的电子档案的鉴定销毁应按照纸质档案的有关规定同步执行，或适当延长。
第二十八条 文件形成部门应负责确保归档电子文件具备真实性、可靠性、完整性和可用性。
第二十九条 企业可根据档案保管和利用的实际需要，对传统载体的食品生产质量信用档案实施数字化。
第三十条 食品生产质量信用档案信息要积极与质量技术监督部门的食品安全电子追溯系统实行联接，并及时把相关信息传输到电子追溯系统，使质量监督部门能够及时掌握企业生产情况及产品质量情况，使消费者能够远程了解食品的相关信息，使食品安全相关信息的提供和发布适应现代社会发展的需要。
第七章 附 则
第三十一条 在食品安全生产信用档案管理中，违反档案法律法规，造成严重后果的，要依照国家有关法规追究相关人员的法律责任。
第三十二条 本办法自2013年4月10日起施行，有效期5年。
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